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【慶祝新中國成立70年】實驗室與設備管理處信息化建設積跬步以至千里

來源:實驗室與設備管理處 瀏覽次數: 發布時間:2019-09-30 編輯:范千

不積跬步 無以至千里


——記實驗室與設備管理處信息化建設之歷程


■ 通訊員 李潔瓊 唐穎


高等學校儀器設備的管理水平可以為建設一流大學提供良好的支撐條件,對于培養一流人才和產生一流的成果意義重大。將信息化技術引入儀器設備管理工作中,是提高高校儀器設備管理水平的重要手段。實驗室與設備管理處近年來一直致力于加強實驗室與設備管理的信息化程度,每年一小步,五年一大步,踏踏實實走好每一步,取得了一系列成績。


——2014年,實設處推出了校內設備信息化綜合管理系統,實現全校儀器設備驗收建賬全流程網絡化, “人不見面、業務照辦”。設備信息化管理系統實現以前,師生必須攜帶相關材料到設備科排隊等待終審,如果帶錯材料,有時需要跑多次才能辦完設備的驗收建賬;特別是在業務辦理的高峰時期,到設備科等待辦理建賬終審的師生更是經常排起長龍,這種業務辦理模式效率低下且服務質量不高,師生體驗差。


針對以上問題,實設處依據《華中科技大學儀器設備管理辦法》用信息化手段對設備的驗收建賬業務進行改進,實現業務全流程線上辦理。院系師生足不出戶,就能通過網絡完成材料的填寫、提交和審核工作,以往設備管理科師生排隊辦理業務的景象一去不復返,取而代之的是一筆筆驗收建賬業務井然有序的在設備管理信息化系統中辦理。“讓信息多跑路,讓師生少跑路”的服務目標在我校國有資產管理工作中得以實現。


——實設處積極與校財務系統實現業務對接,化解資產賬目“賬賬不符”的頑疾。2015年,我校設備管理系統和財務管理系統雖都已實現網絡化管理,但是設備數據和財務數據互為孤島,系統之間沒有信息交互,數據不能共享。資產實物賬目和財務資產賬目需要人工比對,不僅效率低下,而且準確性難以保證。


為徹底解決賬賬不符的問題,實設處與財務處共同推進設備管理系統與財務系統的業務對接工作。通過信息化手段,實現了設備資產實物賬目和財務資產賬目數據的信息交互,極大的提高了國有資產管理業務流程的規范性、數據的準確性和監督的有效性,獲得了全校師生的一致好評。


——2017年,實設處推出“設備管理自助服務終端”。該終端分布于主校區大學生活動中心、校園卡服務中心、東校區校園卡服務中心和同濟校區基礎醫學院等地,實現了全年365*24小時穩定可靠的服務。


按照高校傳統的設備資產管理模式,設備驗收建賬業務審核完畢之后,需要辦理者到資產管理部門現場排隊打印業務驗收憑據和設備資產標簽,不僅費時費力,而且節假日無法辦理。為改變舊的業務辦理模式,進一步提高服務水平,實設處敢于創新,善于創新,研制出“設備管理自助服務終端”。該終端實現了設備查詢及全部單據打印等11項功能,可無人值守,查詢和單據打印業務從此可隨時就近辦理,極大的方便了全校師生,提高了業務辦理效率。在開始運行的短短5個月的時間里,自助終端先后處理14000多張設備資產標簽、3100多筆業務單據,7500多臺套設備實物建賬與財務報賬,總原值超過1.16億元人民幣。


“你來,或者不來,我都在老地方等你,不動不移。無論秋風還是夏雨,不管周六還是周一,一年365天,一天24小時,我始終服務你,滿心歡喜。”


——實設處升級大儀開放共享平臺,進一步提高大型儀器設備的利用率。早在2014年,實設處根據國家對大型儀器設備開放共享工作的要求,針對我校大型儀器設備在使用過程中存在的閑置和機時不達標等問題,推出了大型儀器設備開放共享平臺,相繼錄入1000余臺套大型儀器設備,校內外用戶可通過該平臺查詢設備信息,并預約使用。2016年,作為國家推進大儀開放共享工作首批試點高校之一,實設處對校大儀開放共享平臺進行了升級改造。本次升級,結合科技部、教育部數據規范及我校對大型儀器設備的管理要求,可提供全校大儀網絡預約測試、網絡計費、統計分析等功能。截至目前,入網大儀共計5771臺套,原值30.21億元,其中接受網上預約的大儀共計1053臺設備,原值12.68億元;該平臺已與國家網絡管理平臺對接,并且與教育部CERS平臺、湖北省大儀平臺保持合作。通過一次系列舉措,我校大型儀器設備開放共享逐步形成了“校級實體平臺,院系實體平臺,網絡管理平臺”的格局。全校大儀機時達標率逐年提升,從2012年度的55.21%遞增至2017年度的86.89%(按照教育部標準統計);開放服務收入逐年攀升,從2012年度的402.54萬元遞增至2018年度的2884.69萬元。


2018年12月26日,科技部財政部聯合發布《關于發布中央級高校和科研院所等單位重大科研基礎設施和大型科研儀器開放共享評價考核結果的通知》,我校被評定為“優秀”,并獲得后補助經費獎勵。據悉,參與考評的高校共有82所,僅有4所高校獲評優秀,我校得分名列高校第一。


“不積跬步,無以至千里;不積小流,無以成江海。”改進工作,優質服務,實設處永遠在路上。實設處將不忘初心,繼續努力,不斷推進實驗室與設備管理的信息化建設工作。

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